SAP S/4HANA Cloud Public, Décryptage du Scope Finance New Version 2308

Disponible depuis le mois d’Août, la mise à jour 2308 de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, comprend un ensemble d’innovations.

Nos experts vous livrent leur analyse sur cette nouvelle release sur le scope Finance, et voici ce qu’il faut retenir.

1. Gestion des Ecritures Comptables : Amélioration considérable de l’utilisabilité

La gestion efficace des écritures comptables est un aspect crucial de la gestion financière.

Nous disposons d’une structure de page améliorée, une meilleure vue d’ensemble et d’une navigation plus efficace entre les écritures comptables.

SAP offre une expérience utilisateur optimisée dans l’une des applications les plus utilisées en finance : l’application « Manage Journal Entries » New Version (F0717A).

Elle dispose désormais d’une structure de page améliorée, offrant une vue d’ensemble plus complète et une navigation entre les entrées de journal plus efficace, ainsi qu’une meilleure interaction avec les applications associées.

De plus, le journal des modifications intégré à l’application permet de suivre plus aisément les modifications effectuées et d’identifier leurs auteurs. L’ensemble de ces améliorations, parmi bien d’autres, contribuent significativement à accroître la productivité des comptables en charge du grand livre général.

Proposition de Valeur

La nouvelle version propose des améliorations sur des recherches utilisateurs qui comprennent :

• Un accès direct à davantage d’applications et de fonctions connexes;
• Plus de champs pour filtrer et afficher les données;
• Des détails plus poussés dans la liste des écritures comptables;
• La possibilité d’afficher les documents en attente, l’état du workflow et les documents associés. Si vous utilisez la comptabilité prédictive, vous pouvez également afficher des écritures comptables prédictives.

Fonctionnalités

• Afficher les écritures de journal et leurs postes
• Créer, copier et modifier des entrées de journal
• Télécharger des écritures de journal à l’aide de modèles
• Annulez les écritures de journal individuellement ou via des annulations en masse.
• Afficher les journaux d’inversion et les journaux de modifications
• Voir les documents associés, tels que les bons de commande ou telles que les factures entrantes
• Afficher les montants dans différentes devises
• Afficher les écritures de journal inter-sociétés
• Voir un aperçu des données des pièces comptables clients et fournisseurs
• Publier des notes et ajouter des pièces jointes aux entrées de journal.

2. Supervision Automatisée des tâches de clôture, avec validation des soldes de comptes

La clôture des comptes financiers à la fin d’une période comptable est une tâche complexe qui implique de s’assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées et prises en compte. L’automatisation de la supervision des tâches de clôture peut contribuer à réduire les erreurs et à rationaliser le processus.

Lors des processus de clôture financière, les comptables doivent valider la qualité des données afin de garantir la précision, l’exhaustivité et la conformité des résultats financiers. Dans le cadre de cette démarche, ils doivent valider les soldes de comptes, ainsi que diverses positions financières et autres dimensions telles que les objets de coûts, les centres de profit ou les segments.

Ils doivent exécuter des validations préventives avant d’entamer les étapes de clôture (ex. s’assurer de la validité des soldes d’actifs afin d’éviter des calculs d’amortissement erronés), des vérifications à la suite des opérations de clôture (ex. confirmer que les comptes à solde nul sont corrects après les exécutions de règlement), des vérifications à des étapes intermédiaires (ex. garantir que les écarts comptables entre les périodes actuelles et précédentes respectent un seuil préétabli), et bien d’autres encore.

Avec la nouvelle application Fiori, il est désormais possible d’activer et de gérer l’exécution des règles de validation. De plus, ces règles sont intégrées de manière transparente à SAP S/4 HANA Cloud pour une clôture financière avancée, ce qui permet d’accroître encore davantage l’automatisation et d’accélérer la clôture des entités.

Proposition de Valeur

• Amélioration de la gestion du processus de clôture des entités grâce à une visibilité complète des validations;
• Réduction des efforts manuels liés aux tâches de clôture grâce à l’automatisation des validations manuelles;
• Accélération de la clôture en automatisant la détection des erreurs et en informant les utilisateurs pour des actions rapides;
• Amélioration de la qualité des états financiers grâce à une qualification précoce des données.

Fonctionnalités

• Définir des règles de validation des soldes de comptes et des groupes pour les tâches de validation
• Exécuter les validations et analyser les résultats de validation pour prendre les mesures nécessaires
• Planifier et orchestrer les tâches de validation dans le cadre de la clôture de l’entité
• Contrôler le processus de clôture en fonction des résultats de validation.

3. Amélioration et gestion avancée des paiements

La gestion des paiements est un élément essentiel des opérations financières de toute organisation.
Les améliorations dans ce domaine pourraient concerner différents aspects, tels que l’optimisation des flux de validation des paiements, l’intégration de mécanismes avancés de détection et de prévention de la fraude, et le suivi des reportings de paiement en temps réel.
Ces améliorations peuvent renforcer la sécurité, la rapidité et la transparence des transactions financières.

Dans l’ensemble, ces innovations témoignent d’une volonté d’améliorer l’efficacité, la précision et l’expérience utilisateur dans les processus de gestion financière.

La nouvelle version de la solution de banque interne introduit plusieurs nouvelles fonctionnalités offrant davantage de flexibilité, d’efficacité et de contrôle :

• Retenue d’Impôts permettant le calcul des intérêts susceptibles d’être soumis à des retenues d’impôts conformément aux exigences légales locales. Les organisations gérant plusieurs banques internes peuvent faciliter les paiements inter-compagnies entre filiales appartenant à différentes banques internes.
• Trésorerie Interne permettant la consolidation des soldes de divers comptes de banque interne en un seul compte de banque interne centralisé.
• Comptabilisations interbancaires permettant la comptabilisation des transactions dans différentes zones bancaires pour la gestion avancée des paiements.
• Calcul des Frais, la nouvelle version prend en charge le calcul automatisé des frais liés aux transactions ou aux comptes, rationalisant ainsi la gestion des frais. Les frais peuvent être attribués au niveau de la zone bancaire, du groupe et du compte individuel. Enfin les frais peuvent être définis sous forme de frais fixes, de frais par intervalle ou de frais progressifs.
• Bank Statement MT940 (format de relevé), le traitement des paiements inclut désormais la transmission de relevés bancaires complets aux filiales connectées, en utilisant spécifiquement le format de relevé bancaire MT940.

Proposition de Valeur

• Répondre aux exigences légales en matière de calcul des retenues d’impôts;
• La banque interne peut répercuter les dépenses engagées résultant des paiements (ex. paiements étrangers, paiements nationaux, etc.) sur leurs détenteurs de compte, également appelés filiales.

Fonctionnalités

• Les types et codes de retenue d’impôts sont déterminés en fonction du pays lié à la banque interne et du pays où se trouve la filiale;
• En fonction des intérêts calculés, les retenues d’impôts sont enregistrées sur le compte correspondant de la banque interne.

4. Workflow – Workflows d’Approbation pour les demandes d’acompte fournisseurs

Lorsqu’un fournisseur demande un acompte, il est impératif que le responsable du centre de coûts, tel que le gestionnaire des comptes fournisseurs, vérifie l’exactitude des détails de la demande d’acompte.

Afin de garantir des paiements d’acomptes corrects aux fournisseurs et d’optimiser les processus de paiement anticipé aux fournisseurs, il est possible de mettre en place un flux d’approbation. Ce flux permet au personnel autorisé de réviser et de valider une demande d’acompte fournisseur avant qu’elle ne soit traitée.

Dans le cadre de SAP S/4HANA Cloud, les applications Fiori suivantes sont mises à disposition pour configurer des flux d’approbation visant à vérifier les demandes d’acompte fournisseur :

• Manage Teams and Responsibilities – Supplier Down Payment Requests
• Manage Workflows – Supplier Down Payment Requests
• Verify Supplier Down Payment Requests
• Verify Supplier Down Payment Requests – Approver Inbox
• Verify Supplier Down Payment Requests – Approver Outbox

Proposition de Valeur

• Optimiser les processus de paiement anticipé aux fournisseurs;
• Exiger qu’une seconde ou une tierce partie au sein de l’entreprise examine et vérifie une demande d’acompte fournisseur avant le paiement;
• .Aider à atténuer les erreurs manuelles et les fraudes internes.

Fonctionnalités

• Optimiser les processus de paiement anticipé aux fournisseurs;
• Exiger qu’une seconde ou une tierce partie au sein de l’entreprise examine et vérifie une demande d’acompte fournisseur avant le paiement;
• .Aider à atténuer les erreurs manuelles et les fraudes internes.

Ces innovations ont le potentiel de faire évoluer la manière dont les utilisateurs gèrent les processus financiers, en améliorant l’efficacité, la précision et la conformité.

Outre ces quatre sujets que nous avons choisi de développer, voici l’ensemble des développements compris dans la mise à jour 2308 de SAP S/4HANA Cloud, Public Edition :

• Comptabilité : Gestion des écritures de journal avec une nouvelle version comprenant des améliorations notables en termes de convivialité.
• Clôture d’entité : supervision automatisée des tâches de clôture avec validation du solde de compte.
• Clôture de l’entité : intégration Blackline
• Comptabilité des actifs : configuration d’un tableau d’amortissement supplémentaire pour les actifs et les actifs en construction
• Comptabilité des immobilisations : application « Créer une facture fournisseur – Avancé » (MIRO) pour les écritures d’acquisition d’immobilisations intégrées
• Comptabilité des immobilisations : application SAP Fiori pour la comptabilité des immobilisations après la mise hors service des immobilisations
• Workflow : Workflows d’approbation pour les demandes d’acomptes des fournisseurs
• Gestion de trésorerie : gestion des enregistrements de mémos avec capacité de téléchargement
• Traitement des relevés bancaires : traitement des relevés bancaires intrajournaliers
• Payment Factory : améliorations des services bancaires internes pour une gestion avancée des paiements.
• Rapports de groupe : relier les questions et les réponses aux nombres affichés dans un formulaire et extraction de données de formulaires vers des feuilles de calcul.
• Rapports de groupe : Détermination du taux de change codée par le client dans la conversion des devises et améliorations de l’API de tâches.

Vous souhaitez retrouver le point de vue de l’éditeur sur la nouvelle version 2308 Cloud Public Edition de SAP S/4HANA, scope Finance ? Retrouvez les faits marquants dans la vidéo réalisée par l’éditeur pour l’occasion (Anglais).

Business At Work, partenaire majeur et Expert en solutions SAP depuis plus de 15 ans

Créé en 2000, Business At Work met en œuvre une combinaison unique d’expertise métier, fonctionnelle et technique, pour définir, piloter et mettre en œuvre les projets de transformation de ses clients, autour d’un modèle équilibré entre activités de conseil, accompagnement, intégration et services récurrents.

Le rôle de nos experts, certifiés sur les solutions SAP, qui s’appuie sur plus de 15 ans de partenariat avec l’éditeur, est d’aider nos clients à tirer le meilleur parti de l’offre de SAP pour engager leur transformation digitale, en délivrant de la valeur à leurs utilisateurs, au service du business.

En tant que partenaire SAP certifié PCOE (Partner Center of Expertise), nous maîtrisons les solutions de l’éditeur, les mettons en place chez nos clients et les faisons évoluer au service de la performance opérationnelle et business.

Retrouvez également une sélection de contenus et ressources de nos experts SAP :

• Rejoignez Business At Work, partenaire de la Convention USF 2023 – Article
• Migrer vers S/4HANA avec JumpToS/4 – Focus
• Notre vision de partenaire stratégique sur SAP : RISE with SAP, BTP, S/4HANA (….) – Article
• SAP Business Technology Platform, l’Innovation au cœur de votre transformation digitale – Article & Replay
• Transformation Digitale, faut-il déjà penser à l’Hyper Automatisation ? – Article
• Business At Work x Exertum, le combo gagnant pour les utilisateurs SAP – Article