Automatisation de la contractualisation pour un leader logistique avec Power Platform

Mission : création d’un customer onboarding pour optimiser le suivi des contrats client

Métier : Direction Administrative et Financière

Secteur : Transport Retail Logistique

Client : Entreprise internationale française de logistique et de transport

Contexte : Dans le cadre de la refonte globale de son système d’information, cette entreprise présente à l’international s’est retrouvée face à un fort enjeu d’harmonisation des processus groupe et filiales.

Plus que d’entreprendre un long processus de cadrage, l’entreprise a choisi de lancer une grande série de POC avec Power Platform, dans l’optique de profiter de l’agilité du produit pour accélérer la digitalisation de ses process :

• Rapprochement entre l’IT et les métiers via un langage commun représenté par les processus graphiques de Power Automate.
• Adhésion des end-user onboardés dès les phases amont.
• Modularité de la solution permettant d’implémenter facilement des éléments spécifiques tout en préservant la structure commune (important pour les processus différents liés à l’aspect international de l’entreprise).

Missions : La Digital Factory de BAW a conçu et déployé une application d’onboarding client dans une optique de fluidification du processus de contractualisation, sous Power Platform pour répondre aux défis suivants :

• Gestion des tiers : identification et suivi des différents acteurs impliqués dans le contrat (clients, partenaires, équipes internes).
• Gestion documentaire : centralisation et suivi des documents contractuels tout au long du cycle de vie.
• Communication simplifiée : automatisation des échanges avec les clients via des intégrations natives pour la gestion des e-mails.

Cette application a permis de digitaliser le processus de gestion complète de la contractualisation, depuis la création jusqu’à la finalisation, dans un cadre entièrement collaboratif sur un panel de trois filiales en plus du groupe.

Enjeux : Un seul processus monolithique s’est rapidement avéré coûteux à mettre en place en termes d’accompagnement au changement notamment, c’est pourquoi il a été rapidement décidé une approche hybride à partir d’un squelette commun. Le spécifique a évidemment été challengé, mais dans certains cas s’est avéré nécessaire pour l’adhésion end-user. Sur ce point, la modularité de la Power Platform s’est avérée être un allié de poids.

Durée de la mission : La mission s’est déroulée sur une période de 10 mois, 90 jh.

Résultats :

• Accélération des processus : réduction significative des délais de contractualisation grâce à l’automatisation et à l’optimisation des étapes clés.
• Standardisation : harmonisation des processus entre les différentes filiales, garantissant une cohérence dans la gestion des contrats et une gouvernance globale. Mise en place d’une approche hybride pour prendre en compte les spécificités culturelles des filiales, garantissant une adhésion end-user.
• Automatisation / optimisation : suppression des tâches manuelles redondantes pour les équipes administratives, suppression des goulots d’étranglement des process.
• Accessibilité : simplification de l’accès aux outils pour les filiales, avec une interface intuitive et un accès centralisé.
• Suivi en temps réel : visualisation instantanée de l’état des contrats, offrant une transparence accrue pour toutes les parties prenantes.
• Rapprochement IT-Métier et adhésion end-user : l’aspect graphique des processus et interfaces de la Power Platform permet de produire de manière instantanée des applications / évolutions / correctifs en direct pendant les ateliers métier, cela permet d’établir un langage commun entre IT et métier. Dans un contexte humain potentiellement anxiogène (refonte globale du SI), cela s’est avéré particulièrement efficace.

Ce projet illustre la capacité de la Power Platform à transformer les processus métier complexes en solutions agiles, modulaires et centrées sur l’utilisateur. Il montre également comment la solution peut être utilisée comme un accélérateur de projets de transformation, par sa capacité, via des POC rapides, à représenter, optimiser, implémenter des processus métier et surtout à onboarder plus durablement les end-users.