Digitalisation des processus de contractualisation chez un leader de l’industrie automobile

Mission : création d’un outil entièrement automatisé de gestion et suivi des documents à signer entre l’entreprise et ses tiers

Métiers : Direction Financière, Direction des Opérations, Direction des Ressources Humaines, Qualité

Secteur : Industrie Automobile

Client : Entreprise internationale française d’ingénierie automobile

Contexte : L’entreprise traite un grand nombre de relations contractuelles, nécessitant la signature de contrats entre elle et les autres parties prenantes (employés, fournisseurs, sous-traitants…). Les typologies de documents sont nombreuses et diverses : contrat de travail, contrat de sous-traitance, NDA, CGA…

Déjà utilisatrice d’une solution de signature électronique, Docusign, le reste du processus de l’entreprise n’est pas digitalisé et très hétérogène suivant les services, avec un suivi manuel (par recherche dans les mails) et une gouvernance du process peu maîtrisée. Le grand nombre de manipulations manuelles occasionne des erreurs et une gestion chronophage. Néanmoins, pour chaque typologie de document à signer, un template existe, réalisé par les équipes métier concernées.

Missions :

Business At Work a proposé à son client une approche de digitalisation via la Power Platform Microsoft pour les raisons suivantes :

• Les documents sont des fichiers Microsoft World
• La GED de l’entreprise est Microsoft SharePoint, reliée à Microsoft Teams pour les aspects collaboratifs
• L’outil de messagerie est Microsoft Outlook
• L’annuaire de l’entreprise est Microsoft Entra ID
• Docusign expose une API d’interfaçage

Une solution permettant de générer automatiquement une interface (formulaire) à la dépose d’un template Word sous SharePoint a donc été développée. Pour chaque template de document, le responsable qui l’a déposé renseigne différents paramètres :

• Typologie des champs, ordre et disposition dans l’interface
• Processus de validation interne
• Signataires de l’entreprise en fonction de son poste
• Emplacement SharePoint ou Teams pour stockage

Lorsqu’un document à signer est à soumettre à un co-contractant, un collaborateur de l’entreprise, membre des acteurs métiers autorisés à le faire, renseigne les champs libres ainsi que l’identité du co-contractant et lance le process.

Si une phase de validation interne a été spécifiée alors, le groupe de collaborateurs est notifié. Une fois le document validé, le processus est inchangé car déjà digitalisé via Docusign. L’applicatif suit, par contre, les évolutions du processus de signature via les notifications de mails Outlook.

Une fois le document co-signé, il est stocké dans l’espace de la GED SharePoint associé. Enfin, le cycle de vie du document est monitoré au sein de l’application.

Durée de la mission : La mission s’est déroulée en plusieurs étapes sur une période de 6 mois, 60 jh.

Résultats :

• Digitalisation complète du processus
• Autonomisation des acteurs métiers
• Gain de productivité des acteurs métiers
• Monitoring complet du process
• Centralisation et gouvernance des documents « contractuels » renforcée
• Partage et collaboration renforcée au sein des équipes métiers
• Amélioration de l’image de la DSI (dialogue et capacité à répondre rapidement à un besoin concret)

Challenges :

• Sur le plan technologique, bien que le parsing de fichier World soit natif sur Power Automate, le traitement qu’en fait Docusign imposait de la customisation trop avancée pour les performances de la Power Platform. Cette problématique a pu être solutionnée en déportant ce traitement vers un scripting pro code hébergé sur une Azure Functions.
• D’un point de vue de la méthodologie, rendre parfaitement modulable l’applicatif a été un défi. Le traitement d’un certain nombre de templates, et la réalisation d’ateliers métiers en conséquence ont été nécessaires pour arriver à une autonomie complète des utilisateurs.

Ce projet illustre bien comment Power Platform, en tant que solution Low Code, se distingue par son intégration native avec l’écosystème Microsoft 365, offrant ainsi une interopérabilité fluide et une gestion optimisée des accès et des données. Power Platform offre également des possibilités d’intégration avancées avec des solutions externes grâce aux API, assurant ainsi une interaction fluide avec des services tiers essentiels. Enfin, en rapprochant les équipes IT et métiers autour d’un langage commun, elle favorise une meilleure collaboration et accélère la co-construction des applications, permettant ainsi résoudre certains irritants récurrents chez les acteurs métier.